Canon presenta le soluzioni per il Document Management al congresso nazionale dei dottori

commercialisti: archiviazione elettronica, gestione dei documenti cartacei, organizzazione dei flussi d’informazione e dei processi in azienda. Soluzioni

progettate per incontrare le esigenze della grande azienda come del singolo professionista.

Canon partecipa al XXXIX Congresso Nazionale dei Dottori

Commercialisti, che si tiene il 29 e 30 marzo presso l’Università di Treviso.

Questo congresso di risonanza nazionale, al quale nella precedente edizione

hanno partecipato ben 800 commercialisti, rappresenta per Canon un palcoscenico ideale per presentare le sue soluzioni di Document Management, pensate per le

aziende, ma anche per il singolo professionista.

I commercialisti sanno bene quanto tempo e quanta inefficienza provochi la gestione dei documenti

cartacei: tutta la documentazione contabile relativa ad una società, le fatture attive e passive, la prima nota, le dichiarazioni, …

E’ stato stimato che

la prima nota di una società che fattura intorno ai 10 miliardi occupi, in un anno, circa 20 dox. Quanto spazio ci vuole per conservare tutta questa carta? Quanto

tempo per protocollare ed archiviare manualmente tutte le fatture, la corrispondenza clienti/fornitori, le deleghe di versamento … Quanto tempo ci vuole per

ricercare un’informazione o un documento? Spesso insorge l’esigenza di ritrovare un quadro della dichiarazione dell’anno passato per effettuare confronti.

Quanta inefficienza genera la ricerca dell’intera dichiarazione e la successiva ricerca del quadro giusto all’interno del documento?

Ora si immagini un

database che contenga una cartella per ciascun cliente. All’interno di questa cartella si possono trovare tutti i documenti relativi a questo cliente, tutta la

contabilità, le fatture, la prima nota, la documentazione interna necessaria per produrre la dichiarazione. Tutti gli originali cartacei sono stati scansiti ed

archiviati in forma elettronica. Ogni volta che una fattura viene protocollata, ad esempio, può essere allo stesso tempo scansita ed archiviata nel database.

Ogni persona all’interno dello studio avrà un tipo diverso di accesso al database, che può essere reso disponibile anche via Internet/Intranet con gli

adeguati strumenti di sicurezza. Eventualmente sarà possibile estrapolare dal database le informazioni relative ad un cliente o ad un’annata e distribuirle

tramite CD ROM alle persone i competenza.

Naturalmente la carta, soprattutto quando si tratta di documenti con valore legale, non può essere eliminata: il

vantaggio di una gestione elettronica risiede nella velocità, efficienza e precisione che è possibile raggiungere con questi strumenti. La carta può essere, a

questo punto, dimenticata in qualche magazzino…

Forte della sua esperienza nella gestione di tutto quanto concerne i flussi d’informazione, dall’input

all’output, Canon è in grado di progettare sistemi evoluti di gestione documentale, dall’archiviazione alla condivisione dei documenti digitali in rete, alla

gestione di processi, utilizzando una gamma completa di software e hardware diversificati a seconda delle esigenze.

In questa particolare occasione Canon

presenterà i suoi prodotti di ultima generazione: la suite software CanoFile for Windows e lo scanner DR 5080C, scanner per documenti a colori, dal biglietto da

visita all’A3, fronte/retro, con una velocità fino a 80ppm e con sofisticate funzioni di gestione dell’alimentazione carta. Il software CanoFile for Windows

consente di costruire database di documentazione condivisibili in rete, distribuibili su CD ROM e accessibili via Internet/Intranet.