Impressionanti dati del Cnipa sullo spreco presentati al convegno organizzato da Siav a Milano sulla dematerializzazione dei documenti e la conservazione

sostitutiva.

Il 20% delle pagine stampate è immediatamente cestinato.

Il passaggio di documenti cartacei in Italia rappresenta almeno il 2% del

Pil. Un risparmio anche solo del 10% vale due miliardi di euro. Sono questi i dati con cui si è aperto oggi a Milano, nel corso del convegno organizzato da Siav,

l’intervento del professor Pierluigi Ridolfi già componente del Cnipa e presidente della Commissione per la dematerializzazione.
Nel convegno si è parlato poi

del quadro normativo di base per la dematerializzazione della documentazione amministrativa e fiscale ritenuto completo. E’ in itinere la normativa che riguarda

gli altri settori, da quello giudiziario a quello catastale, dall’anagrafe all’ambito sanitario a quello del lavoro.
C’è ancora molto da fare nel campo

sanitario per la complessità del sistema. E’ necessario il coordinamento delle varie regioni, e va considerata la delicatezza dei procedimenti che toccano la

privacy delle persone. A fronte di ciò, al convegno è emersa una forte esigenza da parte delle aziende affinché il quadro normativo sia al più presto completo

anche negli altri settori.
Le soluzioni digitali disponibili per l’applicazione del quadro normativo sono valide. Inoltre, sta nascendo una nuova figura,

quella del responsabile della conservazione sostitutiva, che definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia di

documenti (analogici o informatici) da conservare e verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati.

Andrea Venturato, product

manager di Siav, sostiene che le scrivanie dei nostri uffici devono diventare sempre più un luogo di processo e sempre meno un luogo di deposito della carta.

Secondo il Cnipa, ogni anno in Italia vengono stampate 100 miliardi di pagine per un valore economico di 1,5 miliardi di euro. Il 20% di queste pagine sono

stampate per errore e cestinate immediatamente. La vita media del 30% dei fogli stampati è di 5 minuti. Tutto ciò equivale ad uno spreco di 50 miliardi di pagine.

Numeri significativi intorno a cui si è sviluppato il confronto sulla gestione documentale e la conservazione sostitutiva nelle aziende e nella PA con

l’obiettivo di semplificare l’organizzazione aziendale per migliorarne l’efficienza e la qualità del lavoro. “Si cambia ciò che si misura”: è questo lo slogan

lanciato da Siav. A tal proposito Stefano Nalesso, direttore generale della società dice: “Quante persone oggi all’interno di un’azienda sono in grado di

determinare in modo preciso quanto tempo è necessario allo svolgimento e al completamento di un processo? La gestione elettronica dei documenti e il business

process intelligence consentono una totale trasparenza, il controllo analitico dei processi di business aziendali e la possibilità di misurare l’organizzazione e

il lavoro dei cosiddetti colletti bianchi per individuare le inefficienze da correggere”.

L’intervento di Gaetano Silipigni, esperto tributario

dell’agenzia delle entrate, ha illustrato la normativa e le regole di applicabilità della fatturazione elettronica, la natura del documento informatico, la

trasmissione e la conservazione dei documenti con valore fiscale a norma di legge.
Sono state poi presentate le esperienze concrete di alcune aziende che hanno

adottato un sistema di gestione elettronica dei documenti e presentato l’iter di sviluppo della tecnologia in azienda e i risultati ottenuti: Carglass (che ha

ottenuto una riduzione del 20% nel tempo di gestione di ogni pratica), Invatec, Il Sole 24 Ore e Carlo Erba Reagenti.